KI-Kostenrechner
Was kostet Sie ein wiederkehrender Ablauf im Jahr?
Wiederkehrende Handgriffe fallen im Alltag kaum auf. Über ein Jahr summieren sie sich trotzdem zu einem Betrag, der in keiner Kostenstelle steht. Dieser Rechner beziffert diesen Betrag – nicht mehr und nicht weniger.
Er verspricht ausdrücklich keine Ersparnis. Was eine Automatisierung am Ende übrig lässt, hängt vom konkreten Ablauf ab und lässt sich ohne dessen Kenntnis nicht seriös versprechen.
Alle Eingaben bleiben in Ihrem Browser. Es werden keine Daten an uns oder an Dritte übertragen, nichts wird gespeichert, und beim Schließen der Seite ist alles wieder weg.
Teil 1
Was kostet Sie dieser Ablauf?
Beschreiben Sie einen Ablauf, der bei Ihnen regelmäßig anfällt: Belege sortieren, Angebote abtippen, Listen abgleichen, Termine bestätigen. Die Zahlen aktualisieren sich beim Tippen.
Ihre Angaben
Die Rolle füllt nur das Gehaltsfeld vor. Sie können den Wert jederzeit überschreiben.
Das reine Bruttogehalt. Arbeitgeberanteile rechnen wir im nächsten Schritt dazu.
Kosten heute
2.509 €
Personalkosten pro Jahr für diesen einen Ablauf.
Schritt 1: Was eine produktive Stunde kostet
3.400,00 € × 1,23 = 4.182,00 € ÷ 140 h
= 29,87 € je Stunde
Auf das Bruttogehalt kommen Arbeitgeberanteile, Umlagen und Sonderzahlungen – wir rechnen mit dem Faktor 1,23. Geteilt wird nicht durch die Sollstunden, sondern durch 140 tatsächlich gearbeitete Stunden im Monat. Urlaub, Feiertage und Krankheitstage werden bezahlt, in ihnen wird aber nicht gearbeitet.
Schritt 2: Wie viel Zeit der Ablauf im Monat bindet
21,0 × 0,33 h
= 7,0 h pro Monat
Der Ablauf kommt rechnerisch 21,0-mal im Monat vor. Grundlage sind 21 Arbeitstage; die Wochen leiten sich daraus ab, damit Angaben pro Arbeitstag und pro Woche bei gleichem Aufwand dasselbe Ergebnis liefern.
Schritt 3: Was der Ablauf im Monat kostet
7,0 h × 29,87 €
= 209,10 €
Gebundene Zeit im Monat, bewertet mit dem Stundensatz aus Schritt 1.
Schritt 4: Was der Ablauf im Jahr kostet
209,10 € × 12
= 2.509,20 €
Das sind 84,0 Stunden im Jahr, also rund 10,5 Arbeitstage zu je 8 Stunden.
Was diese Zahl nicht ist
Sie ist keine Ersparnis. Sie beziffert, was der Ablauf Sie heute kostet – der Betrag, über den sich eine Veränderung überhaupt erst diskutieren lässt.
Nach einer Automatisierung bleibt in aller Regel Restarbeit: Fälle, die aus dem Raster fallen, Nacharbeit bei Fehlern, Pflege der Automatisierung selbst. Dazu kommt neue Kontrollarbeit, denn Ergebnisse aus einem automatisierten Ablauf müssen geprüft werden – besonders dann, wenn ein KI-Modell beteiligt ist.
Und: Gesparte Zeit ist erst dann gespartes Geld, wenn tatsächlich Stunden wegfallen. Wenn die frei gewordene Zeit in andere Aufgaben fließt, sinken Ihre Personalkosten nicht – Sie bekommen mehr Leistung für dasselbe Geld. Das kann genauso wertvoll sein, ist aber eine andere Aussage und gehört anders begründet.
Teil 2
Ab wann trägt sich eine Copilot-Lizenz?
Die umgekehrte Frage: Nicht, was ein Ablauf kostet, sondern wie viel Zeit eine Lizenz einsparen müsste, damit ihr Aufpreis gedeckt ist. Gerechnet wird mit dem Stundensatz aus Teil 1.
Ihre Angaben
Mindestens ein Nutzer. Nachkommastellen werden gerundet.
Die Rechengrundlage
Alle Preise netto zzgl. gesetzlicher Umsatzsteuer, Stand August 2026. Nur der Aufpreis von 12,00 € geht in die Rechnung ein – Business Premium zahlen Sie ohnehin.
Break-even
1,1 min
müsste Copilot pro Nutzer und Arbeitstag einsparen, damit der Aufpreis rechnerisch gedeckt ist.
Warum diese Zahl niedrig aussieht
Der Break-even fällt fast immer überraschend niedrig aus. Das sagt nur, wann der Aufpreis rechnerisch gedeckt wäre – nicht, ob die Zeit tatsächlich eingespart wird. Ob ein Werkzeug im Alltag ankommt, entscheidet sich an Einführung, Datenqualität, Rechten und daran, ob die Menschen es in ihren Abläufen wirklich einsetzen.
Eine Lizenz, die nach zwei Wochen niemand mehr öffnet, kostet unabhängig von jedem Break-even den vollen Aufpreis. Deshalb beginnt eine Copilot-Einführung bei uns mit einem klar umrissenen Anwendungsfall und einer kleinen Nutzergruppe, nicht mit einer Bestellung für alle.
Ein durchgerechnetes Beispiel
Zwanzig Minuten am Tag kosten 2.509 € im Jahr.
Jemand in der Sachbearbeitung gleicht jeden Arbeitstag zwanzig Minuten lang Belege ab, bei einem Bruttomonatsgehalt von 3.400 €. Mit dem Arbeitgeberfaktor von 1,23 kostet die Person 4.182,00 € im Monat. Geteilt durch 140 tatsächlich produktive Stunden ergibt das 29,87 € je Stunde.
Bei 21 Arbeitstagen im Monat summieren sich die zwanzig Minuten auf 7,0 Stunden. Das sind 209,10 € im Monat und 2.509 € im Jahr, also 84 Stunden oder rund 10,5 Arbeitstage.
Der Aufpreis für Microsoft 365 Copilot beträgt 12,00 € netto je Nutzer und Monat. Bei diesem Stundensatz ist er gedeckt, sobald pro Nutzer 1,1 Minuten je Arbeitstag eingespart werden. Das ist eine Rechnung, keine Zusage: Ob die Zeit tatsächlich frei wird, hängt vom konkreten Ablauf ab.
Nächster Schritt
Sprechen wir über den Ablauf, den Sie gerade gerechnet haben.
Schildern Sie uns den Ablauf in ein paar Sätzen. Wir sagen Ihnen ehrlich, ob sich eine Automatisierung dafür lohnt, was davon realistisch bleibt – und wann wir abraten.